Sut y daeth Cantonian High School o hyd i bartner mewngofnodi oedd yn barod i adeiladu nodwedd o fewn awr.

Newidiodd Cantonian High School, ysgol uwchradd gymunedol gyda dros 1,000 o ddisgyblion, o InVentry i GroupEd OnSite yn 2026 cyn symud i gampws aml-ysgol. Ers hynny, mae'r Rheolwr Rhwydwaith wedi arbed 2 i 5 awr yr wythnos mewn amser cymorth technegol, mae integreiddio MIS yn awtomatig, ac adeiladwyd un nodwedd y gofynnwyd amdano o fewn awr i'r ysgol ofyn amdano.

Pan ddechreuodd Cantonian High School gynllunio symud i gampws aml-ysgol, roedd yn rhaid i'r system mewngofnodi gadw i fyny. Roedd caledwedd y datrysiad presennol ar ddiwedd ei oes (Windows 10), ac roedd ychwanegu ciosg newydd yn golygu prynu caledwedd, aros am osodiad, a chael eu clymu i flwch Windows ar y rhwydwaith lleol. Yr hyn yr oedd ei angen ar yr ysgol oedd system a allai addasu wrth i'r safle dyfu, a chyflenwr oedd yn barod i adeiladu ochr yn ochr â hi, nid dim ond ei gyflenwi. Chwe mis ar ôl newid i GroupEd OnSite, dyna beth mae Kai Monroe, Rheolwr Rhwydwaith ac Arweinydd Datblygu Arbor MIS & Systemau Data Cantonian, yn dweud bod yr ysgol wedi'i gael.

Yr her

Roedd contract InVentry ar fin cael ei adnewyddu, ac roedd yr ysgol yn paratoi i symud i gampws aml-ysgol newydd. Roedd y newid hwnnw'n golygu mwy o bwyntiau mewngofnodi, mewn mwy o leoliadau, heb syniad clir eto o faint fyddai eu hangen neu ble y byddent yn byw.

Nid oedd y trefniant presennol wedi'i adeiladu ar gyfer y math hwnnw o ansicrwydd. Roedd pob ciosg yn beiriant Windows yr oedd angen ei osod yn gorfforol. Dim ond ar y rhwydwaith lleol oedd y feddalwedd gefn yn gweithio. Roedd ychwanegu ciosg yn golygu prynu mwy o galedwedd ac aros am osodiad.

"Roedd ein caledwedd InVentry ar ddiwedd ei oes, ac roedd hyblygrwydd system mewngofnodi sy'n seiliedig ar iOS y gallem ei ehangu yn ôl yr angen yn swnio'n fwy deniadol na system cost penodedig fesul ciosg," meddai Monroe. "Yn enwedig gan nad oeddem yn siŵr ble byddai ein ciosgau mewngofnodi yn byw yn y campws newydd, na faint y byddai eu hangen arnom."

Yn fyr, nid oedd moderneiddio'r system mewngofnodi yn ddewisol.

Dewis GroupEd

Edrychodd Cantonian ar opsiynau amgen. Roedd Sign In App ar y rhestr fer. Cyfarfu'r tîm a wnaeth y dewis, oedd yn cynnwys y Rheolwr Busnes, y Prif Dechnegydd TG, y Rheolwr Rhwydwaith, a'r Dirprwy Bennaeth, â GroupEd ym mis Rhagfyr 2025.

Nid rhestr nodweddion oedd yr hyn a arweiniodd at y penderfyniad. Y berthynas waith wnaeth hynny. Rhoddodd parodrwydd GroupEd i adeiladu nodweddion oedd yn gweddu i anghenion yr ysgol, a thîm lleol a allai godi'r ffôn, hyder i'r ysgol y byddai'r cynnyrch mewngofnodi yn esblygu ochr yn ochr â sut roedd Cantonian wir yn gweithredu.

"Y teimlad oedd y byddai'r berthynas waith gyda GroupEd yn golygu y gallai OnSite ddiwallu anghenion yr ysgol yn well, ac mae cael tîm lleol yn ychwanegu'r cyffyrddiad personol hwnnw," meddai Monroe.

Y cyflwyniad

Roedd cynefino mor ysgafn ag y gallai'r ysgol fod wedi gofyn amdano. “Anhygoel o llyfn,” meddai Monroe. “Daeth GroupEd a gosod yr holl galedwedd, ymlaen llaw a darparu hyfforddiant ar gael mynediad i'r porth ar-lein."

Oherwydd bod OnSite yn system mewngofnodi staff a disgyblion yn hytrach na chyflwyno platfform ysgol gyfan, nid oedd oedd angen rheoli cynefino staff yn ehangach na rhieni. Aeth y caledwedd i mewn, digwyddodd yr hyfforddiant ar y porth, a dechreuodd yr ysgol fewngofnodi pobl.

Sut mae Cantonian yn defnyddio GroupEd heddiw

Mae holl staff Cantonian yn mewngofnodi trwy GroupEd OnSite. Mae chweched dosbarth yr ysgol yn defnyddio'r system i fewngofnodi ac allgofnodi. Mae myfyrwyr eraill yn ei ddefnyddio i gofnodi cyrraedd pan fyddant yn hwyr ac i allgofnodi pan fyddant yn gadael yn gynnar. Mae'r tîm yn gweithio gyda GroupEd ar ffordd i wneud llif gwaith y disgyblion hwyr hyd yn oed yn gyflymach.

Chwe mis i mewn, mae'r profiad o ddydd i ddydd wedi ei gynnal. “Lle rydyn ni wedi cael cwestiynau neu geisiadau nodwedd, mae GroupEd wedi bod yn ymatebol ac yn gefnogol iawn, ” meddai Monroe. Mae'n rhannu un foment wnaeth aros gydag ef:

“Ar gyfer un nodwedd a awgrymwyd gennym, awr yn ddiweddarach roedd GroupEd wedi ei weithredu yn eu app profi a daeth yn fyw yn fuan wedyn. Rwyf wedi gweithio gyda llawer o gwmnïau dros y blynyddoedd ac nid wyf erioed wedi cael awgrym wedi'i weithredu mor gyflym.”

Yr effaith

Faint o amser mae GroupEd wedi'i arbed?

I Kai Monroe yn bersonol, mae GroupEd OnSite wedi arbed 2 i 5 awr yr wythnos mewn amser cymorth technegol. Roedd rheini yn oriau yr arferai dreulio yn cadw'r hen giosgau yn rhedeg a gweithio o gwmpas cefn Windows yn unig. Ar draws y staff ehangach, mae'r ysgol yn amcangyfrif hyd at awr y dydd wedi'i arbed rhyngddynt. Daw'r amser hwnnw o'r sync MIS awtomatig: mae marciau hwyr bellach yn ysgrifennu yn syth i Arbor yn hytrach na staff yn gorfod mewngofnodi a chymeradwyo pob un â llaw.

Beth arall sydd wedi newid?

Mae dau beth yn sefyll allan.

Roedd integreiddio MIS yn arfer ei gwneud yn ofynnol i staff fewngofnodi a chymeradwyo marciau hwyr, ac roedd rhai yn anochel yn cael eu colli. Mae GroupEd bellach yn ysgrifennu'r marciau hynny yn syth i mewn i MIS Arbor yr ysgol. Mae pob cofnod o rywun yn cyrraedd yn cael ei gofnodi'n awtomatig, heb unrhyw gam cymeradwyo â llaw.

Mae cefnogaeth aml-iaith OnSite yn golygu bod nifer o ddisgyblion a rhieni yr ysgol sy'n siarad Saesneg fel Iaith Ychwanegol (EAL) yn cael profiad mewngofnodi yn eu hiaith eu hunain. Mae hynny'n gyflymach ar gyfer y dderbynfa, ac yn fwy atyniadol i deuluoedd. “Fel ysgol gymunedol rydyn ni wrth ein bodd â hynny,” ychwanega Monroe.

Sut mae OnSite yn cefnogi cydymffurfiaeth â Chyfraith Martyn

Mae'r nodweddion ymgilio newydd yn cael eu plygu i bolisïau cyfyngiadau symud Cantonian ar yr union foment y mae Cyfraith Martyn yn ail-lunio yr hyn y mae'n rhaid i ysgolion uwchradd ei gael mewn lle. Derbyniodd Deddf Terfysgaeth (Diogelu Mangreoedd) 2025 Gydsyniad Brenhinol ar 3 Ebrill 2025, ac mae canllawiau statudol y Swyddfa Gartref bellach wedi'u cyhoeddi. Nid oes modd gorfodi'r dyletswyddau eto, gyda chyfnod gweithredu o o leiaf 24 mis o Gydsyniad Brenhinol, ond pan fyddant yn cyrraedd bydd angen gweithdrefnau diogelu'r cyhoedd ar ysgolion ar draws pedwar maes: ymgilio, mewngilio, cyfyngiadau symud a chyfathrebu. Mae Cantonian, fel ysgol uwchradd gyda dros 200 o bobl ar y safle, o fewn y cwmpas. Rydym wedi ysgrifennu beth mae hynny'n ei olygu yn ymarferol yn ein canllaw i Gyfraith Martyn.

Nid codi rhybudd yw'r rhan anodd wedi bod erioed; yn hytrach, cyfathrebu yn ystod un a marcio pobl fel rhai diogel yw'r rhan anodd. Mae gwaith Evac OnSite yn mynd i'r afael â'r bwlch hwnnw yn union. “Ni allaf orbwysleisio faint o wahaniaeth y bydd nodweddion Evac yn ei wneud i ysgolion, ” meddai Monroe.

Ar gyfer ysgolion eraill sy'n ystyried GroupEd

“Mae'n hawdd i gwmni ddweud y byddant yn gweithio gydag ysgolion i ddatblygu'r cynnyrch yn ôl anghenion yr ysgol, ond yn aml mae'n teimlo bod y berthynas honno'n diflannu ar ôl y broses gynefino. Nid yw hyn yn wir gyda GroupEd. Er bod y cynnyrch yn wych, maen nhw'n gwneud yn siŵr bod y cynnyrch yn gweithio i ysgolion, ac rwy'n credu mai'r angerdd a'r ymroddiad a ddangosir yw pwynt gwerthu mwyaf GroupEd yn hawdd. ”

Os y eich ysgol ar yr un pwynt

Amseru Cantonian yw'r fersiwn gyffredin o hyn: contract ar fin cael ei adnewyddu, caledwedd ar ddiwedd ei oes, a newid ar y ffordd y byddai'r system bresennol yn codi tâl arnoch i gadw i fyny ag ef. Mae mewngofnodi, galwad cofrestr, cyfyngiadau symud a chyfathrebu torfol yn eistedd mewn un platfform ar OnSite, ar un log, ac mae'r marciau disgyblion yn ysgrifennu yn ôl i'ch MIS heb i neb eu cymeradwyo â llaw.

Os mai dyna'n fras lle rydych chi, demo 30 munud yw'r ffordd gyflymaf o ddarganfod a yw'r un ateb yn gweddu.