Cydsyniad i osod yr Ap
Cyn gosod yr Ap hwn, nodwch eich cydsyniad i ni brosesu eich data personol (mae 'eich' data personol drwy gydol y polisi hwn hefyd yn cynnwys data personol y disgybl/myfyriwr rydych chi'n defnyddio'r gwasanaethau hyn ar ei ran ac rydych chi'n cadarnhau bod gennych chi'r cydsyniad priodol angenrheidiol i roi eu data personol i ni), a all hefyd gynnwys data personol sensitif fel y disgrifir yn y polisi hwn.
Ydw, rwy'n cydsynio i osod yr Ap a defnyddio fy nata personol a, lle bo angen, data personol sensitif.
Nac ydw, nid wyf yn cydsynio i osod yr Ap.
Sut y gallwch dynnu caniatâd yn ôl
Unwaith y byddwch chi'n rhoi cydsyniad trwy ddewis 'Ydw', gallwch newid eich meddwl a thynnu caniatâd yn ôl ar unrhyw adeg trwy gysylltu â ni yn ein manylion cyswllt a nodir isod, ond ni fydd hynny'n effeithio ar gyfreithlondeb unrhyw brosesu a wneir cyn i chi dynnu eich cydsyniad yn ôl.
Mae GROUP ED LIMITED (rydym, ein, ni) wedi ymrwymo i ddiogelu eich data personol (sy'n cynnwys data personol y disgybl/myfyriwr rydych chi'n defnyddio ein Gwasanaethau ar eu rhan) a pharchu eich preifatrwydd.
Cyflwyniad
Mae'r polisi hwn (ynghyd â'n Telerau ac amodau, y ddau yn Delerau Defnyddio) yn berthnasol i'ch defnydd o:
- Ein meddalwedd rhaglen symudol ( Ap ) neu a gynhelir ar www.grouped.org.uk ( Safle'r Ap ), ar ôl i chi lawrlwytho neu ffrydio copi o'r Ap ar eich ffôn symudol neu ddyfais llaw ( Dyfais ).
- Unrhyw un o'r gwasanaethau sydd ar gael trwy'r Ap sydd ar gael ar Safle’r Ap ( Gwasanaethau ).
Mae'r polisi hwn yn nodi'r sail y bydd unrhyw ddata personol a gasglwn gennych, neu a ddarparwch i ni, yn cael ei brosesu gennym. Mae'r polisi hwn yn cydymffurfio â'r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol ((EU) 2016/679) ac unrhyw gyfreithiau, rheoliadau ac is-ddeddfwriaeth cenedlaethol fel y'u diwygir neu eu diweddarir o bryd i'w gilydd yn y DU (Deddf Diogelu Data). Darllenwch y canlynol yn ofalus i ddeall ein harferion ynghylch eich data personol a sut y byddwn yn ei drin.
Gwybodaeth bwysig a phwy ydym ni
Ni yw'r rheolydd ac rydym yn gyfrifol am eich data personol.
Manylion cyswllt
Ein manylion llawn yw:
- Enw llawn yr endid cyfreithiol: Group Ed Limited, rhif cwmni 10416481
- Cyfeiriad e-bost: enquiries@grouped.org.uk
- Cyfeiriad post: Group Ed Limited Ocean Park House, East Tyndall Street, Caerdydd, CF24 5ET.
Mae gennych yr hawl i wneud cwyn ar unrhyw adeg i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO), yr awdurdod goruchwylio yn y DU ar gyfer materion diogelu data
Newidiadau i'r polisi preifatrwydd a'ch dyletswydd i roi gwybod i ni am newidiadau
Rydym yn adolygu ein polisi preifatrwydd yn rheolaidd.
Diweddarwyd y fersiwn hon ddiwethaf ym mis Mai 2025. Gall newid ac os bydd, bydd y newidiadau hyn yn cael eu postio ar y dudalen hon.
Mae'n bwysig bod y data personol sydd gennym amdanoch chi yn gywir ac yn gyfredol. Rhowch wybod i ni os bydd eich data personol yn newid yn ystod ein perthynas â chi.
Dolenni trydydd parti
O bryd i'w gilydd, gall ein Safleoedd gynnwys dolenni i ac o wefannau ein rhwydweithiau partner, hysbysebwyr a chwmnïau cysylltiedig. Sylwch fod gan y gwefannau hyn ac unrhyw wasanaethau a allai fod ar gael drwyddynt eu polisïau preifatrwydd eu hunain ac nad ydym yn derbyn unrhyw gyfrifoldeb nac atebolrwydd am y polisïau hyn nac am unrhyw ddata personol a allai gael ei gasglu trwy'r gwefannau neu'r gwasanaethau hyn, fel Data Cyswllt. Gwiriwch y polisïau hyn cyn i chi gyflwyno unrhyw ddata personol i'r gwefannau hyn neu ddefnyddio'r gwasanaethau hyn.
Y data rydym yn ei gasglu amdanoch chi
Efallai y byddwn yn casglu, defnyddio, storio a throsglwyddo gwahanol fathau o ddata personol amdanoch chi fel a ganlyn:
- Data Hunaniaeth – gan gynnwys enw, cyfeiriad, dyddiad geni a rhywedd;
- Data Cyswllt – gan gynnwys rhif ffôn, cyfeiriad a chyfeiriad e-bost;
- Data Ariannol – gan gynnwys manylion cerdyn talu;
- Data Trafodion – gan gynnwys hanes talu, pryniannau yn yr ap a balansau;
- Data Dyfais – gan gynnwys cyfeiriad IP, cwcis, dadansoddeg gwe a math a fersiwn porwr;
- Data Proffil – gan gynnwys manylion mewngofnodi, cyfrineiriau, cyfeiriad e-bost a negeseuon yn yr ap (sy'n cynnwys negeseuon a anfonir rhyngoch chi a'r ysgol gan ddefnyddio ein Gwasanaethau);
- Categorïau arbennig o ddata personol – gan gynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i, ddata sy'n ymwneud â chrefydd, hil ac iechyd;
- Data Cynnwys: gan cynnwys gwybodaeth a gedwir ar eich Dyfais; a
- Data Defnydd: yn cynnwys manylion eich defnydd o unrhyw un o'n Apiau neu'ch ymweliadau ag unrhyw un o'n Safleoedd gan gynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i, ddata traffig a data cyfathrebu arall, boed hyn yn ofynnol at ein dibenion bilio ein hunain neu fel arall
Sut mae eich data personol yn cael ei gasglu?
Byddwn yn casglu ac yn prosesu'r data canlynol amdanoch chi:
- Gwybodaeth a roddwch i ni. Dyma wybodaeth rydych chi'n cydsynio i'w rhoi i ni amdanoch chi drwy roi'r data i ni ar Safle’r Ap a'r Safleoedd Gwasanaethau (gyda'i gilydd Ein Safleoedd), neu drwy ohebu â ni (er enghraifft, drwy e-bost neu sgwrs). Mae'n cynnwys gwybodaeth a roddwch pan fyddwch chi'n cofrestru i ddefnyddio Safle’r Ap, lawrlwytho neu gofrestru Ap, tanysgrifio i unrhyw un o'n Gwasanaethau, chwilio am Ap neu Wasanaeth, gwneud pryniant yn yr Ap a phan fyddwch chi'n rhoi gwybod am broblem gydag Ap, ein Gwasanaethau, neu unrhyw un o'n Safleoedd. Os byddwch chi'n cysylltu â ni, byddwn yn cadw cofnod o'r ohebiaeth honno.
- Gwybodaeth a gasglwn amdanoch chi a'ch dyfais. Bob tro y byddwch chi'n ymweld ag un o'n Safleoedd neu'n defnyddio un o'n Apiau, byddwn yn casglu data personol yn awtomatig gan gynnwys Data Dyfais, Cynnwys a Defnydd. Rydym yn casglu'r data hwn gan ddefnyddio cwcis a thechnolegau tebyg eraill.
- Gwybodaeth a dderbyniwn o ffynonellau eraill gan gynnwys rhai trydydd parti a ffynonellau sydd ar gael yn gyhoeddus. Byddwn yn derbyn data personol amdanoch chi gan wahanol ffynonellau trydydd parti megis darparwyr gwasanaethau technegol, talu a chyflenwi.
Cwcis
Rydym yn defnyddio cwcis i'ch gwahaniaethu chi rhwng defnyddwyr eraill yr Ap, Safle'r Ap, y platfform dosbarthu (Appstore) neu Safleoedd Gwasanaethau ac i gofio'ch dewisiadau. Mae hyn yn ein helpu i roi profiad da i chi pan fyddwch chi'n defnyddio'r Ap neu'n pori unrhyw un o'n Safleoedd ac mae hefyd yn caniatáu inni wella'r Ap a'n Safleoedd. Gweler ein Polisi Cwcis.
Sut rydym yn defnyddio eich data personol
Dim ond pan fydd y gyfraith yn caniatáu inni wneud hynny y byddwn yn defnyddio'ch data personol. Yn fwyaf cyffredin, byddwn yn defnyddio'ch data personol i gyflawni'r Gwasanaethau ar eich rhan. Rydym wedi cyflwyno mesurau technegol a sefydliadol priodol i amddiffyn cyfrinachedd, uniondeb ac argaeledd eich gwybodaeth bersonol yn ystod storio, prosesu a chludo.
Dibenion y byddwn yn defnyddio eich data personol ar eu cyfer
O dan Gyfraith Diogelu Data, mae amryw o seiliau a ystyrir yn 'sail gyfreithiol ar gyfer prosesu'. Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich data personol yw bod 'prosesu yn angenrheidiol at ddibenion buddiannau cyfreithlon a ddilynir gan y rheolydd' a'ch bod wedi 'rhoi cydsyniad clir i brosesu'r data personol at ddiben penodol'.
Dylid nodi y gall y sail gyfreithiol amrywio mewn rhai amgylchiadau, fodd bynnag, rydym bob amser yn gweithredu yn unol yn llawn â Chyfraith Diogelu Data a dim ond data sydd â sail gyfreithiol deg a rhesymol dros wneud hynny y byddwn yn ei brosesu.
Datgeliadau o'ch data personol
Pan fyddwch yn cydsynio i roi eich data personol i ni, efallai y byddwn hefyd yn rhannu eich data personol gyda thrydydd partïon penodol (fel y rhai a nodir isod) er mwyn ein galluogi i ddarparu'r Gwasanaethau i chi:
- Proseswyr taliadau (i brosesu eich taliadau cerdyn).
- Darparwyr e-bost ac SMS (i anfon hysbysiadau e-bost neu SMS).
- Darparwyr diogelwch (i amddiffyn ein meddalwedd a'n systemau rhag firysau ac ymosodiadau).
- Darparwyr cynnal (i reoli ein data).
Trosglwyddiadau rhyngwladol
Nid ydym yn trosglwyddo eich data personol y tu allan i'r Ardal Economaidd Ewropeaidd (AEE).
Diogelwch data
Mae'r holl wybodaeth a roddwch i ni yn cael ei storio ar Amazon Web Services. Mae Dilysu Aml-Ffactor (MFA) yn cael ei orfodi ar draws pob cyfrif (mewnol ac allanol) ac mae data wedi'i amgryptio dair gwaith, wrth ei gludo ac wrth orffwys. Bydd unrhyw drafodion talu a wneir gennym ni neu'n darparwr trydydd parti dewisol o wasanaethau prosesu taliadau yn cael eu hamgryptio. Lle rydym wedi rhoi cyfrinair i chi (neu lle rydych chi wedi dewis) sy'n eich galluogi i gael mynediad at rannau penodol o'n Safleoedd, rydych chi'n gyfrifol am gadw'r cyfrinair hwn yn gyfrinachol. Gofynnwn i chi beidio â rhannu cyfrinair ag unrhyw un.
Unwaith y byddwn wedi derbyn eich gwybodaeth, byddwn yn defnyddio gweithdrefnau a nodweddion diogelwch llym i geisio atal eich data personol rhag cael ei golli, ei ddefnyddio neu ei gyrchu mewn ffordd anawdurdodedig.
Rydym wedi rhoi gweithdrefnau ar waith i ddelio ag unrhyw dor-reoleiddio data personol a amheuir a byddwn yn eich hysbysu chi ac unrhyw reoleiddiwr cymwys pan fydd yn ofynnol yn gyfreithiol i ni wneud hynny.
Cadw data
Dim ond cyhyd ag sy'n angenrheidiol i ddarparu'r Gwasanaethau y byddwn yn cadw eich gwybodaeth. Efallai y bydd angen i ni gadw rhai cofnodion i sicrhau cydymffurfiaeth â deddfwriaeth, er enghraifft, mae deddfwriaeth cyllid a threthi yn golygu y bydd angen cadw data o'r fath am hyd at saith mlynedd.
Eich hawliau cyfreithiol
O dan rai amgylchiadau mae gennych yr hawliau canlynol o dan Gyfraith Diogelu Data mewn perthynas â'ch data personol.
Mae gennych yr hawl i:
- Ofyn am fynediad at eich data personol (a elwir fel arfer yn "gais gwrthrych am wybodaeth"). Mae hyn yn eich galluogi i dderbyn copi o'r data personol sydd gennym amdanoch ac i wirio ein bod yn ei brosesu'n gyfreithlon.
- Gofyn am gywiriad o'r data personol sydd gennym amdanoch. Mae hyn yn eich galluogi i gael unrhyw ddata anghyflawn neu anghywir sydd gennym amdanoch wedi'i gywiro, er y gallai fod angen i ni wirio cywirdeb y data newydd a ddarparwch i ni.
- Gofyn am ddileu eich data personol. Mae hyn yn eich galluogi i ofyn i ni ddileu neu waredu data personol lle nad oes rheswm da dros barhau i'w brosesu. Mae gennych hefyd yr hawl i ofyn i ni ddileu neu waredu eich data personol lle rydych wedi arfer eich hawl i wrthwynebu prosesu yn llwyddiannus (gweler isod), lle efallai ein bod wedi prosesu eich gwybodaeth yn anghyfreithlon neu lle mae'n ofynnol i ni ddileu eich data personol i gydymffurfio â chyfraith leol. Nodwch, fodd bynnag, efallai na fyddwn bob amser yn gallu cydymffurfio â'ch cais i ddileu am resymau cyfreithiol penodol a fydd yn cael eu hysbysu i chi, os yw'n berthnasol, ar adeg eich cais.
- Gwrthwynebu prosesu eich data personol lle rydym yn dibynnu ar fuddiant cyfreithlon (neu rai trydydd parti) ac mae rhywbeth am eich sefyllfa benodol sy'n gwneud i chi fod eisiau gwrthwynebu prosesu ar y sail hon gan eich bod yn teimlo ei fod yn effeithio ar eich hawliau a'ch rhyddid sylfaenol. Mae gennych hefyd yr hawl i wrthwynebu lle rydym yn prosesu eich data personol at ddibenion marchnata uniongyrchol. Mewn rhai achosion, efallai y byddwn yn dangos bod gennym sail gyfreithlon gymhellol i brosesu eich gwybodaeth sy'n diystyru eich hawliau a'ch rhyddid.
- Gofyn am gyfyngu ar brosesu eich data personol. Mae hyn yn eich galluogi i ofyn i ni atal prosesu eich data personol yn y sefyllfaoedd canlynol: (a) os ydych chi eisiau i ni sefydlu cywirdeb y data;
- (b) lle mae ein defnydd o'r data yn anghyfreithlon ond nad ydych chi eisiau i ni ei ddileu;
- (c) lle rydych chi angen i ni ddal y data hyd yn oed os nad oes ei angen arnom mwyach gan eich bod chi ei angen i sefydlu, arfer neu amddiffyn hawliadau cyfreithiol; neu
- (d) rydych chi wedi gwrthwynebu ein defnydd o'ch data ond mae angen i ni wirio a oes gennym sail gyfreithlon drech i'w ddefnyddio.
- Gofyn am drosglwyddo eich data personol i chi neu i drydydd parti. Byddwn yn darparu eich data personol i chi, neu i drydydd parti a ddewisoch, mewn fformat strwythuredig, a ddefnyddir yn gyffredin, y gellir ei ddarllen gan beiriant. Nodwch fod yr hawl hon ddim ond yn berthnasol i wybodaeth awtomataidd y gwnaethoch chi gydsynio i ni ei defnyddio yn wreiddiol neu lle gwnaethom ddefnyddio'r wybodaeth i gyflawni contract gyda chi.
- Tynnu cydsyniad yn ôl ar unrhyw adeg lle rydym yn dibynnu ar gydsyniad i brosesu eich data personol. Fodd bynnag, ni fydd hyn yn effeithio ar gyfreithlondeb unrhyw brosesu a gynhaliwyd cyn i chi dynnu eich cydsyniad yn ôl. Os byddwch yn tynnu eich cydsyniad yn ôl, efallai na fyddwn yn gallu darparu rhai cynnyrch neu wasanaethau i chi. Byddwn yn eich cynghori os yw hyn yn wir ar yr adeg y byddwch yn tynnu eich cydsyniad yn ôl.
- Mae gennych hefyd yr hawl i ofyn i ni beidio â phrosesu eich data personol neu ddata ysgol gyfan at ddibenion marchnata.
- Gallwch arfer unrhyw un o'r hawliau hyn ar unrhyw adeg drwy gysylltu â ni yn enquiries@grouped.org.uk
GroupEd Parent & Carer app
The GroupEd Parent & Carer app for iPhone and Android lets parents and carers read messages and news from their child's school, report absences, book appointments, give consent and pay for school trips, clubs and items. This section explains what the app sends from your phone and why. Everything else in this policy also applies to the app.
Your account is created by your child's school from the school's records. Your child's school decides what information it shares with you in the app and remains responsible for its school records. GroupEd provides the app and processes this information on the school's behalf.
What the app sends from your phone
- Your account details: your name, email address and the identifiers that link you to your children and their schools. We need these to sign you in and show you the right information.
- Things you choose to send to the school: replies to messages, absence reports (including the reason and any details you add, which may include health information such as an illness or appointment), photos, videos, voice notes and files you attach, survey answers, consent for activities, bookings, meal and option choices, and requests to change your details. These go to your child's school because you send them there.
- Taliadau when you pay for something, your card details are sent securely through our service to our card payment provider, which takes the payment. We do not store your full card number. If you choose to save a card, the payment provider keeps it and we keep a reference to it. We keep a record of what you bought.
- Read receipts: when you open a message, the app tells the school it has been read.
- Device information for notifications and security: to send you notifications we use a notification token from Google Firebase Cloud Messaging or Apple Push Notification service, and an identifier for your installation of the app. When you sign in, our sign-in service (Amazon Web Services) receives basic device information, such as the device model and operating system, to help keep your account secure.
- Translation diagnostics: if you choose an app language other than English or Welsh, school content is translated on your phone. The text itself is not sent anywhere to be translated. On Android, Google's on-device translation service may send Google basic device and usage information for diagnostics.
What stays on your phone
Your profile photo, the app's settings, and the messages and pages the app has saved so it works offline all stay on your phone. They are removed when you sign out or when a different parent signs in on the same phone.
What we do not do
The app does not show advertising, does not use your location, does not read your contacts or calendar, and does not sell or share your information with advertisers or data brokers.
Who helps us run the app
We use Amazon Web Services to host the service and sign you in, Google Firebase and Apple to deliver notifications, Google's on-device translation on Android, and our card payment provider to take payments. They act on our instructions.