Does neb yn deffro ac yn penderfynu bod eu system gwybodaeth reoli wedi gweld dyddiau gwell. Mae’n digwydd yn araf, mewn datrysiadau dros dro – taenlen fan yma, ail system fan acw, yr un aelod staff un sy’n gwybod sut i gynhyrchu’r adroddiad. Erbyn iddo fod yn amlwg, mae’r ysgol fel arfer wedi bod yn cario’r gost ers blynyddoedd.
Dyma bum arwydd sy’n werth eu cymryd o ddifri, a beth i’w wneud os yw mwy nag un ohonyn nhw’n swnio’n gyfarwydd.
1. Y datrysiadau dros dro yw’r system bellach
Mae gan bob ysgol daenlen neu ddwy. Y cwestiwn yw a ydyn nhw’n gyfleus neu’n cario baich.
Os caiff presenoldeb ei gysoni â llaw bob bore, os yw pwyntiau ymddygiad yn byw yn rhywle na all yr MIS ei weld, os yw'r swyddfa'n cadw rhestr gyfochrog o bwy sydd yn yr adeilad mewn gwirionedd. Nid taenlenni yw'r rheini mwyach. Maen nhw’n rhan o'r system, ac yn cael eu dal at ei gilydd gan bwy bynnag a'u hadeiladodd. Pan fydd y person hwnnw i ffwrdd, mae'r ysgol yn darganfod faint o'i waith gweinyddu oedd mewn gwirionedd yn ffafr bersonol.
2. Rydych chi’n talu am y bylchau
Cyfrwch yr anfonebau, nid y mewngofnodiadau. Anaml y bydd ysgol sy'n teimlo ei bod ganddi ormod o systemau yn talu am un MIS. Mae'n talu am MIS, ynghyd ag ap rhieni, ynghyd â darparwr taliadau, ynghyd ag adnodd ymddygiad, ynghyd â rhywbeth ar gyfer mewngofnodi ymwelwyr.
Fe gafodd pob un o'r rheini eu prynu i drwsio rhywbeth nad oedd y brif system yn ei wneud. Mae hwnnw'n benderfyniad rhesymol sy’n cael ei wneud bedair neu bum gwaith, ac anaml y caiff y cyfanswm ei ystyried fel un rhif. Pan fydd ysgolion yn ystyried, mae'r gostyngiad yn sylweddol: mae cwsmeriaid GroupEd yn gweld gostyngiad cyfartalog o 70% mewn gwariant meddalwedd yn eu blwyddyn gyntaf, yn ôl data cwsmeriaid wedi'i archwilio.
Mae'r gost arall yn dawelach. Mae data amser-a-symudiad annibynnol yn nodi arbediad o bedair awr yr wythnos i bob athro pan nad yw’r systemau ar wahân. Nid yw pedair awr yn wall talgrynnu. Ar draws ysgol gynradd â dau ddosbarth mynediad mae mwy neu lai’n swydd ddysgu gyfan.
3. Ni all neb ateb cwestiwn heb ei allforio yn gyntaf
Mae llywodraethwr yn gofyn sut mae presenoldeb ym Mlwyddyn 9 yn cymharu â'r hydref diwethaf. Mae arweinydd diogelu eisiau gwybod pa blant sydd â thri neu fwy o ddigwyddiadau ymddygiad yn ystod yr hanner tymor hwn. Os mai'r ateb gonest yw "rhowch tan ddydd Iau i mi", nid yw'r system yn ateb cwestiynau, mae'n eu storio.
Mae cyflymder yn bwysicach nag y mae'n swnio. Mae cofnod disgybl llawn yn GroupEd yn llwytho mewn llai nag eiliad, o'i gymharu â thair i bum eiliad yn y systemau etifeddiaeth mwy. Nid yw'r gwahaniaeth hwnnw'n ymddangos ar demo. Mae'n ymddangos ar ddeugeinfed cofnod y prynhawn, sef pan fydd pobl yn rhoi'r gorau i wirio pethau y dylent eu gwirio.
4. Mae'r sgwrs rhiant yn digwydd yn rhywle arall
Os yw rhieni'n cael negeseuon o un ap, yn talu ar un arall, ac yn darllen presenoldeb yn rhywle mae'n rhaid eu hatgoffa sut i fewngofnodi, mae'r ysgol yn delio gyda’r dryswch hwnnw. Mae'n cyrraedd fel galwadau ffôn i'r swyddfa.
Mae'r prawf yn syml: a all rhiant weld y gofrestr, y neges a balans arian cinio y tu ôl i un mewngofnodiad? Os na, rhywun yn eich adeilad yw'r haen integreiddio.
5. Rydych chi wedi dechrau cynllunio o amgylch y system yn hytrach na'r flwyddyn
Dyma'r un y mae ysgolion yn sylwi arno ddiwethaf. Mae wythnos y cyfrifiad wedi'i chynllunio o amgylch yr allforio yn hytrach na'r dyddiad cau. Mae adroddiadau'n mynd allan pan mae’r system yn gallu eu cynhyrchu. Does neb yn cynnig newid i'r diwrnod ysgol oherwydd yr hyn y byddai'n ei wneud i'r modiwl amserlen.
Fe wnaeth grwpiau adolygu llwyth gwaith yr Adran Addysg (DfE) ymdrin â rheoli data ochr yn ochr â marcio a chynllunio, sy'n dangos nad problem leol yw hon. Ond mae yn troi’n benderfyniad lleol, gan fod modd disodli’r system, ond nid oes modd disodli'r llwyth gwaith.
Nid yw tyfu allan o system yr un peth â bod angen ei disodli y tymor hwn
Mae un arwydd yn niwsans. Mae tri neu bedwar yn batrwm sy'n werth ei gostio. Ond mae mudo yn ystod eich tymor anoddaf yn gyfnewid gwael beth bynnag mae'r llyfryn yn ei ddweud - gan gynnwys ein un ni. Y cam defnyddiol nesaf fel arfer yw un ffigwr blynyddol cynhwysfawr gan bob cyflenwr ar gyfer eich union niferoedd disgyblion, sy'n waith un bore ac yn dweud mwy wrthych nag unrhyw restr nodweddion.
Sut ydych chi'n gwybod pryd mae'n bryd newid eich MIS?
Pan fydd y datrysiadau dros dro yn cario baich, pan fyddwch chi'n talu sawl cyflenwr i ddelio gyda bylchau un system, a phan fydd angen allforio er mwyn ateb cwestiynau arferol. Mae un o'r rheini'n niwsans. Mae tri yn batrwm, ac mae'r patrwm fel arfer yn costio mwy bob blwyddyn rydych chi'n ei adael.
Beth ddylech chi ofyn i gyflenwr MIS cyn i chi newid?
Gofynnwch am un ffigwr blynyddol cynhwysfawr ar gyfer eich union niferoedd disgyblion, heb unrhyw beth wedi'i eithrio. Yna gofynnwch beth sydd y tu allan iddo. Ap rhieni, taliadau, diogelwch safle a chymorth yw'r pedwar peth sy'n cael eu prisio ar wahân amlaf. Gofynnwch beth yw costau mudo, a gofynnwch beth sy'n digwydd i'ch data os byddwch chi'n gadael.
Beth mae newid yn ei olygu mewn gwirionedd
Llai nag y byddech chi'n ei ddisgwyl, ac nid oes rhaid iddo aros tan fis Medi. Mae eich data hanesyddol yn symud yn y cefndir tra bod eich hen system yn parhau i redeg, felly nid oes un diwrnod lle mae popeth yn newid ar unwaith. Mae'r rhan fwyaf o ysgolion yn fyw o fewn pythefnos i bedair wythnos, ac mae ysgolion uwchradd yn aml yn defnyddio ymddygiad a phresenoldeb o fewn dyddiau. Mae'r amseru, a'r ateb i a allwch chi symud yng nghanol y flwyddyn, wedi'u nodi ar y dudalen GroupEd One.
Ble mae GroupEd yn ffitio
GroupEd One yw'r MIS: cofrestrau, cofnodion disgyblion, cyfrifiad ac adrodd. Mae prynu One yn cynnwys Classroom, OnSite a'r ap Parents & Carers heb unrhyw gost ychwanegol, sef y rhan y mae'n rhaid i'r rhan fwyaf o bobl ei darllen ddwywaith. Mae'n un pris ar gyfer y platfform cyfan yn hytrach na system sylfaenol gyda'r rhannau defnyddiol yn cael eu gwerthu ar wahân.
Ar gyfer ysgol gynradd â 200 o ddisgyblion, mae hynny'n £1,690 +TAW y flwyddyn, popeth wedi'i gynnwys, gyda'r pris wedi'i rewi am dair blynedd. Mae mudo data am ddim, ac os byddwch chi byth yn gadael, byddwn yn dychwelyd eich data.
Rydym yn cyhoeddi'r ffigyrau hynny oherwydd y dewis arall yw gofyn i chi ofyn am lyfryn hyrwyddo. Pan ddarllenom wefannau cyhoeddus Arbor, Bromcom a SIMS eu hunain ar 6 Awst 2026, ni chyhoeddodd yr un o'r tri ffigwr y gallech ei wirio yn erbyn eich niferoedd disgyblion eich hun - os yw hynny wedi newid ers hynny, hoffem wybod. Rydym wedi gosod ein prisiau wrth ymyl eu rhai nhw ar ein tudalen cymharu MIS.
Os yw dau neu dri o'r pum arwydd uchod yn swnio fel eich ysgol chi, y ffordd gyflymaf o ddarganfod a yw'n werth symud yw ei weld yn rhedeg ar ysgol o'ch maint chi. Archebwch demo 30 munud a byddwn yn defnyddio eich rhifau chi yn hytrach na'n rhifau ni.
